5 razões para deixar de enviar correio registado

A mudança é sempre algo que nos deixa desconfortáveis. No entanto, quando falamos de digitalização, a mudança transporta-nos tipicamente para ambientes mais eficientes e de maior sucesso.

Vamos centrar-nos em processos de “entrega de mensagens”.  São vários os cenários em que a mensagem é tão importante que obriga a um maior controlo da entrega. Foi este motivo que levou, no tempo em que papel era o protagonista, ao aparecimento do correio registado.

Será que esta necessidade de maior controlo de entrega, está a atrasar a digitalização de alguns processos? Na verdade, não devia. Antes pelo contrário.  Já existem ferramentas que nos permitem enviar e-mails registados com o mesmo valor legal que o correio registado simples e com várias vantagens que o tornam ainda mais eficiente e muito mais seguro do que a alternativa tradicional.

Vamos então dar-lhe a conhecer os 5 motivos por que deve optar pelo envio de e-mails registados:

1. Tem prova do conteúdo enviado

Ao contrário do que acontece com o correio registado, na versão digital fica com o comprovativo do conteúdo efetivamente enviado. Cada vez que enviar um email registado ficará com um relatório em .pdf associado a esse envio, assinado digitalmente por uma entidade prestadora de serviços de confiança. Nesse documento é possível consultar o estado e extrair o conteúdo do email enviado.

2. Tem total rastreabilidade do processo

Enquanto no correio registado apenas tem conhecimento do momento de entrega de comunicação, no email o acompanhamento é completo. Num portal de consulta, é possível verificar se o email registado foi enviado, se foi entregue e, caso o servidor de email do destinatário o permita, é possível certificar a informação de que o email foi aberto.

Em breve, será ainda possível fazer depender a entrega da mensagem da autenticação do destinatário. Esta funcionalidade permitirá corresponder legalmente ao correio registado com aviso de receção com entrega restrita ao próprio. Com este documento terá prova absolutamente irrefutável do recebimento das suas comunicações.

3. A entrega é imediata

Como em qualquer outro email, a entrega da mensagem é imediata o que, comparando com o correio registado, que demora vários dias a chegar, traz vantagens significativas. Estaremos, em muitos casos, a acelerar o processo em duas semanas, o que é um aumento de eficiência enorme com possíveis efeitos críticos em termos de receita se pensarmos em situações de cobrança, de notificação de alterações de condições, etc.

4. Tem custos menores

Um processo de correio registado implica o papel, a impressão, o envelope, a envelopagem e a expedição registada. A expedição registada simples tem um custo de €2.35 (poderá ser mais de acordo com o peso), se for correio registado não simples tem um custo de €2.75 e a este valor podem acrescer os seguintes custos adicionais:

• Aviso de receção: €1.30 (€0,99 para quantidade)
• Entrega ao próprio:  €1.15

(Os preços referidos eram os disponíveis no dia 9/11/2022 no site dos CTT: https://www.ctt.pt/empresas/encomendas-e-correio/enviar/correio/enviar-para-portugal/correio-registado)

Muito embora o email registado envolva necessidades de certificação e de arquivo muito específicas, o seu custo será mais atrativo do que o processo em papel.

5. Informação sempre acessível

Uma vez que a comunicação, assim como o certificado de envio associado, ficam arquivados digitalmente de forma segura, poderá aceder fácil e rapidamente sempre que necessitar. Seja para esclarecer uma dúvida, confirmar o cumprimento de requisitos de comunicação ou por qualquer outro motivo, a comunicação e as evidências estão sempre à mão.

A sua empresa ainda tem processos suportados em correio registado? Tem dúvidas no que toca à segurança dos seus processos que já digitalizou?

Contacte-nos e juntos encontraremos o caminho mais ágil, proveitoso e seguro para a digitalização dos seus processos.