A obrigatoriedade de assinatura qualificada está a chegar…

É verdade, mais um ano atípico que passou e que está quase a terminar. Por mais que o seu desejo seja que 2022 chegue rápido e traga o regresso à normalidade, o final de dezembro de 2021 traz algumas novidades em termos de gestão de documentos a que deve estar atento.

Que novidades traz 2022?

A implementação do Decreto-Lei n.º 28/2019 tem vindo a ser sucessivamente adiada, mas a sua atual data de entrada em vigor é 31 de Dezembro de 2021 (despacho N.º 260 /2021-XXII). Por via deste DL, a partir de 2022 será necessária a aposição de uma assinatura ou um selo qualificado, para que sejam considerados válidos os documentos fiscalmente relevantes emitidos de forma eletrónica.

O que são documentos fiscalmente relevantes?

Além da fatura, conceito onde se inclui a própria fatura, fatura-recibo, a fatura simplificada ou documento retificativo de fatura, são considerados também documentos fiscalmente relevantes:

  • documentos de transporte;
  • recibos;
  • quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, independentemente do suporte em que sejam apresentados ao cliente.

O que é uma assinatura ou selo qualificado?

Assinatura ou selo qualificado

A assinatura qualificada passa pela colocação de um certificado qualificado no documento através de um dispositivo seguro. O exemplo mais simples é o de um dispositivo de leitura de cartão do cidadão ou a assinatura com a chave móvel digital. No entanto, para entidades que pretendam assinar os documentos com o nome da empresa e não com o nome de quem a representa legalmente, a opção terá de ser a do selo qualificado, a versão aplicada a pessoas coletivas.

Para este efeito terá de ser adquirido um certificado a uma CA (Certificate Authority listada pela União Europeia) e criado um mecanismo seguro (HSM- Hardware Security Module) de aposição deste selo nos documentos. Poderá ver na imagem ao lado o exemplo de um processo deste tipo. Mas não se preocupe, é um processo simples que poderá ser totalmente agilizado na Contisystems.

Já é tarde de mais?

Não, este é um processo relativamente rápido de implementar e a Contisystems fará o possível para priorizar este tema nos últimos meses do ano. No entanto, sabemos que muitas empresas estão a deixar para a última hora esta implementação pelo que se prevê uma afluência maior a este tipo de serviço em Dezembro. Antecipe-se e não se arrisque a arrancar o novo ano sem o seu processo implementado, assegure que a sua emissão de documentos cumpre com todos os requisitos.