Artigos relacionados com Gestão de Comunicação dos Clientes

Unicks na ENEG 2023: Soluções para o ciclo de vida dos seus clientes

Unicks destaca-se como uma plataforma flexível, que se adapta às necessidades de comunicação específicas de cada empresa, e facilita a gestão do ciclo de vida dos clientes.

Embora o foco seja desenvolver soluções à medida de cada cliente, identificamos padrões comuns entre empresas do mesmo setor. No caso das empresas de fornecimento de água, por exemplo, é evidente como o Unicks pode ajudar nas várias fases do ciclo de vida:

  1. Contratação de Serviços:Opções para assinar documentos digitalmente, simplificando o processo de contratação de serviços.
  2. Certificação de Contactos:Fluxos de validação de números de telemóvel e emails para garantir que as bases de dados de contactos estão sempre atualizadas.
  3. Recolha de Leituras:Uma interface intuitiva, acessível por voz ou texto, para facilitar a recolha de dados de leitura.
  4. Envio de Faturas:Capacidade de criar faturas utilizando templates flexíveis e entregá-las através do canal preferencial do cliente (carta, email ou área de cliente).
  5. Cobranças:Integração de link ou QR Code para possibilitar o pagamento da fatura com um único clique.
  6. Avisos de Corte:Envio de emails legalmente válidos (juridicamente aceites) ou cartas registadas para comunicar avisos de corte e outras informações críticas.

Estaremos presentes na ENEG, em Gondomar, de 27 a 29 de novembro, onde teremos o prazer de demonstrar como as soluções Unicks podem ser úteis para o seu negócio. Se participar, não deixe de nos visitar no nosso stand.

Garanta que tem a prova que precisa

No próximo dia 19 de setembro, vamos realizar um webinar, com a participação da Antas da Cunha ECIJA & Associados, sobre o tema dos emails registados. 

Conforme já tivemos oportunidade de referir em diversos momentos, esta é mais uma alavanca de digitalização que acreditamos ser verdadeiramente transformadora para muitos processos empresariais atualmente suportados em correio registado.

Neste webinar vamos contar com a ajuda dos especialistas da Antas da Cunha ECIJA para clarificar a validade e aceitação como prova deste meio de envio.

Recordamos que, com os emails registados:

1. Tem prova do conteúdo enviado 

O certificado associado a cada envio tem validade legal e inclui o conteúdo, a data e hora de envio, o remetente e destinatário e o estado (rastreabilidade).

2. Tem total rastreabilidade do processo

No certificado é possível consultar se o email foi enviado, entregue e lido caso o servidor de entregue transmita essa informação com associação de data e hora para cada um destes momentos.

3. A entrega é imediata

A rapidez do email face à carta, sem necessidade de produção física, recolha de assinaturas ou envio postal, permite cumprir prazos apertados e acelerar processos críticos.

4. Tem custos unitários de envio menores

Apesar deste tipo de comunicação exigir certificações e processos específicos de envio, a poupança com os materiais, os portes e os recursos necessários para agilização do processo é clara.

5. Arquivo digital sempre acessível

Sem necessidade de dossiers, espaço ou procuras confusas, o email registado está sempre protegido em arquivo seguro e facilmente pesquisável e acessível. 

Caso tenha dúvidas sobre a validade legal ou aplicabilidade prática desta solução, inscreva-se já!

Não deixe também de partilhar esta oportunidade com os advogados com quem trabalha, para que todos fiquem absolutamente esclarecidos sobre os cenários em que podem usar este processo de comunicação.

Whitepaper: Transações digitais seguras através de e-mails registados

👇👇 Faça download do artigo no final da página. 👇👇

Sabemos que há, por vezes, reticências relativamente à aceitação do email como prova em contexto judicial.

De facto, a utilização de um email standard levanta muitas dúvidas e pode não ser admitida como prova válida. Mas com os emails registados não é assim! Há uma evidência, com validade em contexto judicial, que lhe dá segurança e tranquilidade.

E o departamento de compliance ou de suporte jurídico, também fica seguro e tranquilo?

Sentimos que existe muita vontade de agilizar alguns processos, com poupanças ao nível de tempo, recursos e custos. No entanto, há por vezes dificuldade em endereçar o tema junto destes departamentos, que tendem a ser mais conservadores na adoção de comunicações digitais.

É com o intuito de lhe fornecer argumentos juridicamente validados, que convidamos a que faça download do whitepaper, produzido pela sociedade Antas da Cunha ECIJA & Associados, sobre este tipo de serviço.

Assim, caso trabalhe em advocacia, ou sempre que for confrontado por alguém dessa área, a validade probatória dos emails registados ficará mais fácil de perceber ou transmitir.

Caso prefira, não hesite em pedir-nos um contacto e poderemos apresentar-lhe presencialmente o whitepaper e demonstrar-lhe o funcionamento do serviço.  

👇👇 Siga as instruções para fazer download! 👇👇

Insira o seu email para lhe enviarmos o whitepaper em segundos!

Autorizo a Contisystems a contactar-te no âmbito do tema deste artigo.



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Link to pay: Pagar faturas através de um simples clique

Com o ritmo atual de inovação, quer tecnológica, quer processual, o número de formas de pagamento disponível tem vindo a aumentar.

Procurando maior conveniência para o utilizador final ou maior poupança para a entidade que fatura, as formas de pagamento disponíveis em compras online são habitualmente mais alargadas e convenientes do que aquelas que são mais frequentemente apresentadas numa fatura, seja ela em papel ou em documento digital.

Como se paga atualmente uma fatura?

Na maioria dos casos as entidades apresentam como opções de pagamento da fatura:

  • o pagamento presencial em lojas próprias ou de agentes (como Payshop por exemplo) para segmentos mais avessos a pagamentos em formato eletrónico;
  • a referência de pagamento, com a apresentação de dados estáticos, que têm de ser manualmente copiados para uma caixa automática ou para aplicações de netbanco (altamente inconvenientes em termos de utilização)
  • promoção de opões de adesão ao débito direto que nem sempre são bem recebidas pelos utilizadores por sentirem que estão a dar “carta branca” à entidade que fatura para cobrar o que quiser (muito embora saibamos que é possível estabelecer limites e cancelar autorizações antes mesmo delas serem aplicadas)

Porque não tenho as mesmas opções que ao pagar as minhas compras online?

Opções convenientes como são o pagamento com Paypal ou utilizando o cartão de crédito, não estão habitualmente disponíveis para pagamento de faturas por exigirem uma ligação entre o mundo físico e o mundo digital que ainda não existia.

Apenas com um clique, a sério?

Agora, é possível aceder a um interface seguro para o pagamento da fatura de forma muito fácil e rápida.

Caso a fatura seja impressa em papel, é possível imprimir um QR Code personalizado que contém os dados daquela fatura. Ao ler esse QR Code com um leitor simples no telemóvel, o utilizador acede a uma interface onde encontrará, de forma muito conveniente, todas as opções de pagamento que o emissor da fatura optar por lhe disponibilizar. Sem necessidade de qualquer digitação manual, poderá escolher a forma de pagamento pretendida, e prosseguir, como se tratasse de uma compra online:

Caso a fatura seja enviada por email ou disponibilizada numa área de cliente, poderá ser colocado um link, para que, com um simples clique, a experiência seja encaminhada para a mesma interface, ou seja:

O que é o Link to pay?

O Link to pay é um agregador dos meios de pagamento, que integra as diferentes opções disponíveis, numa interface simples e cómoda, acessível a partir de um link.

Sempre que o emissor considerar adequado remover ou adicionar meios de pagamento, ou o fornecedor que tem associado a cada um, poderá fazê-lo sem que isso tenha impacto na jornada de pagamento do seu cliente.

Vantagens para quem fatura:

  • Por ser fácil e conveniente, promove pagamentos mais rápidos.
  • Promove a digitalização do processo de pagamento o que torna menos oneroso o processo e maior a acessibilidade à informação de cobranças em tempo real.
  • Gestão de tesouraria simplificada pois tem sempre informação relativa ao estado destes pagamentos, podendo efetuar devoluções com facilidade.
  • Ligação a qualquer gateway de pagamentos, o processo é agnóstico a condições de acquiring que podem ser alteradas a qualquer momento sem impacto.
  • Integração sem esforço com os seus sistemas atuais, tem APIs para tudo.
  • Solução aplicável a pagamentos pontuais ou recorrentes.

Vantagens para quem paga:

  • Torna possível a disponibilização de um maior leque de opções de pagamento
  • Torna mais conveniente o processo sem necessidade de introdução de referências de pagamento de forma manual
  • Torna mais seguro o processo, sem espaço para erros na introdução manual
  • Não requer qualquer esforço

Quais os próximos passos para tornar a sua fatura mais fácil de pagar?

Com a integração desta opção no serviço de produção documental que já aplicamos atualmente com a nossa plataforma Unicks, a adoção fica simples e rápida, tal como os seus pagamentos.

Webinar: Contisystems & Pagero

No seguimento da comunicação da solução de Gestão de Contas a Pagar, em parceria com a Pagero, vamos realizar um webinar no próximo dia 7 de Março às 10h.

Neste webinar vamos falar sobre as dificuldades atualmente enfrentadas por quem procura digitalizar os processos de Contas a Pagar em Portugal, os problemas das redes fechadas e a oportunidade de eficiência que representa a automatização de processos com a integração numa rede aberta.

Poderá ter mais informação e inscrever-se no webinar AQUI.

Caso não trabalhe na área de Contas a Pagar, não deixe de encaminhar esta informação para a pessoa da sua empresa responsável por esta área, tipicamente o diretor financeiro.

Se entretanto quiser saber mais sobre esta solução, reveja o nosso artigo anterior, sobre a solução de Gestão de Contas a Pagar.

Poupar nas contas a pagar

Todos os departamentos financeiros reconhecerão o cenário das contas a pagar como um dos temas que mais tempo ocupa os seus recursos… Faturas que aparecem sem OC, com dados incorretos em que é necessário pedir alteração ao fornecedor, faturas que andaram perdidas e que chegam já fora de prazo…enfim, um mundo de questões que nos são tão familiares, certo? Será que tem de ser mesmo assim? 

Embora a realidade da fatura eletrónica tenha vindo a crescer, a verdade é que as alternativas disponíveis, implicam elevados investimentos, têm alguma complexidade e custos envolvidos na introdução de novos fornecedores.

Conscientes disso, aliámos o nosso know-how no tratamento de dados e integração de sistemas, à rede inteligente de faturação da Pagero, para oferecer uma solução que promete transformar, de uma forma rápida e eficaz, os processos de contas a pagar das empresas.

Gestão de contas a pagar 100% digital

Cada empresa utiliza o seu sistema de faturação e os seus ERPs, e cada empresa tem os seus processos de gestão de contas a pagar… mas isso não é um problema.

A rede Pagero, é uma rede aberta, que comunica com muitas redes de faturação e ERPs de forma a agilizar a troca de informação entre os vários parceiros económicos. O objetivo é servir como um tradutor, que interpreta os dados, permitindo a comunicação entre cada sistema ou rede sem qualquer disrupção.

Assim, quando a sua empresa e os seus fornecedores se ligam a esta rede, passa a receber faturas, recibos, notas de crédito, etc., no formato ideal para o seu sistema. Da mesma forma, os seus fornecedores passam a receber OCs, notas de débito, etc., centralizadamente e no formato mais adequado para poderem com facilidade integrar nos seus próprios sistemas.

A este cenário, ainda pode ser adicionado um conjunto de workflows de validação pré-definidos que poderão efetuar verificações nos dados, efetuando comparações entre documentos (Ordem de Compra e Fatura por exemplo) e solicitando correções antes mesmo da sua integração.

Aplicável a todo o tipo de fornecedores

Esta solução é válida para todo o tipo de fornecedores, independentemente da sua dimensão, da complexidade dos seus processos de faturação, da pré-existência ou não de sistemas de faturação modernos, e até mesmo da sua literacia digital.

Se reconhece que o seu departamento de contas a pagar poderia estar a investir o seu tempo em projetos de maior valor do que em tratamento de faturas, correção de erros e comunicação com os seus fornecedores, vamos falar. Temos as ferramentas necessárias para o ajudar.

Webinar: E-mails Registados – A alternativa ao correio registado tradicional

No próximo dia 17 de janeiro, vamos realizar um webinar, promovido pela CCIP, e com a participação da CustomerComms, sobre o tema dos emails registados.  

Esta solução é mais uma alavanca de digitalização e acreditamos ser verdadeiramente transformadora para muitos processos empresariais atualmente suportados em correio registado. 

Recordamos as principais razões para optar pelo envio de e-mails registados: 

1. Tem prova do conteúdo enviado  

O certificado associado a cada envio tem validade legal e inclui o conteúdo, a data e hora de envio, o remetente e destinatário e o estado (rastreabilidade). 

2. Tem total rastreabilidade do processo 

No certificado é possível consultar se o email foi enviado, entregue e lido caso o servidor de entregue transmita essa informação com associação de data e hora para cada um destes momentos. 

3. A entrega é imediata 

A rapidez do email face à carta, sem necessidade de produção física, recolha de assinaturas ou envio postal, permite cumprir prazos apertados e acelerar processos críticos. 

4. Tem custos unitários de envio menores 

A poupança com os materiais, os portes e os recursos necessários para agilização do processo é clara. 

5. Arquivo digital sempre acessível 

Sem necessidade de dossiers, espaço ou procuras confusas, o email registado está sempre protegido em arquivo seguro e facilmente pesquisável e acessível.  

 

5 razões para deixar de enviar correio registado

A mudança é sempre algo que nos deixa desconfortáveis. No entanto, quando falamos de digitalização, a mudança transporta-nos tipicamente para ambientes mais eficientes e de maior sucesso.

Vamos centrar-nos em processos de “entrega de mensagens”.  São vários os cenários em que a mensagem é tão importante que obriga a um maior controlo da entrega. Foi este motivo que levou, no tempo em que papel era o protagonista, ao aparecimento do correio registado.

Será que esta necessidade de maior controlo de entrega, está a atrasar a digitalização de alguns processos? Na verdade, não devia. Antes pelo contrário.  Já existem ferramentas que nos permitem enviar e-mails registados com o mesmo valor legal que o correio registado simples e com várias vantagens que o tornam ainda mais eficiente e muito mais seguro do que a alternativa tradicional.

Vamos então dar-lhe a conhecer os 5 motivos por que deve optar pelo envio de e-mails registados:

1. Tem prova do conteúdo enviado

Ao contrário do que acontece com o correio registado, na versão digital fica com o comprovativo do conteúdo efetivamente enviado. Cada vez que enviar um email registado ficará com um relatório em .pdf associado a esse envio, assinado digitalmente por uma entidade prestadora de serviços de confiança. Nesse documento é possível consultar o estado e extrair o conteúdo do email enviado.

2. Tem total rastreabilidade do processo

Enquanto no correio registado apenas tem conhecimento do momento de entrega de comunicação, no email o acompanhamento é completo. Num portal de consulta, é possível verificar se o email registado foi enviado, se foi entregue e, caso o servidor de email do destinatário o permita, é possível certificar a informação de que o email foi aberto.

Em breve, será ainda possível fazer depender a entrega da mensagem da autenticação do destinatário. Esta funcionalidade permitirá corresponder legalmente ao correio registado com aviso de receção com entrega restrita ao próprio. Com este documento terá prova absolutamente irrefutável do recebimento das suas comunicações.

3. A entrega é imediata

Como em qualquer outro email, a entrega da mensagem é imediata o que, comparando com o correio registado, que demora vários dias a chegar, traz vantagens significativas. Estaremos, em muitos casos, a acelerar o processo em duas semanas, o que é um aumento de eficiência enorme com possíveis efeitos críticos em termos de receita se pensarmos em situações de cobrança, de notificação de alterações de condições, etc.

4. Tem custos menores

Um processo de correio registado implica o papel, a impressão, o envelope, a envelopagem e a expedição registada. A expedição registada simples tem um custo de €2.35 (poderá ser mais de acordo com o peso), se for correio registado não simples tem um custo de €2.75 e a este valor podem acrescer os seguintes custos adicionais:

  • Aviso de receção: €1.30 (€0,99 para quantidade)
  • Entrega ao próprio:  €1.15

(Os preços referidos eram os disponíveis no dia 9/11/2022 no site dos CTT: https://www.ctt.pt/empresas/encomendas-e-correio/enviar/correio/enviar-para-portugal/correio-registado)

Muito embora o email registado envolva necessidades de certificação e de arquivo muito específicas, o seu custo será mais atrativo do que o processo em papel.

5. Informação sempre acessível

Uma vez que a comunicação, assim como o certificado de envio associado, ficam arquivados digitalmente de forma segura, poderá aceder fácil e rapidamente sempre que necessitar. Seja para esclarecer uma dúvida, confirmar o cumprimento de requisitos de comunicação ou por qualquer outro motivo, a comunicação e as evidências estão sempre à mão.

A sua empresa ainda tem processos suportados em correio registado? Tem dúvidas no que toca à segurança dos seus processos que já digitalizou?

Contacte-nos e juntos encontraremos o caminho mais ágil, proveitoso e seguro para a digitalização dos seus processos.

4 motivos para pensar em Produção & Distribuição Multicanal

Já desde 2014 que a Contisystems faz a gestão da comunicação de clientes de várias entidades, maioritariamente bancárias. E se tudo começou com a impressão, a verdade é que, com o tempo, o cenário se tem vindo a alterar.

O chamado Printing & Finishing, que contempla a impressão, envelopagem e encaminhamento para expedição foi a base desta atividade de gestão de comunicação com clientes. No entanto, rapidamente evoluiu para muito mais do que Printing & Finishing. Com a produção documental (a partir de ficheiros de dados e templates), o envio por email, o arquivo digital e a ligação por API, entre outros, a oferta foi-se alargando e tornando mais completa a nossa solução de Gestão de Comunicação com Clientes.

Se em 2020 foi o ano de dar um nome e arrumar esta oferta de forma diferente, com o aparecimento do Unicks, o nome Printing & Finishing foi resistente e manteve-se, mesmo sabendo que a solução por trás ia muito além do nome. Agora, numa altura em que a atividade digital supera a atividade de impressão, pareceu-nos o momento para ajustar esta nomenclatura.

Como poderão ver no nosso site, a solução chama-se agora Produção & Distribuição Multicanal, um nome muito mais fiel à atividade atualmente desenvolvida neste âmbito e que abrange a totalidade do Printing & Finishing e muito mais. Convidamos todos a pensarem além do P&F e migrarem também para uma perspetiva de P&DM.

Deixamos uma breve lista de 4 motivos para pensarem em P&DM e não apenas em P&F:

  • A complementaridade de canais traz muito maior riqueza e eficiência na comunicação.
  • A articulação direta entre canais permite alterações de preferências de forma simples, promovendo maior agilidade na migração para o digital.
  • A centralização de todos os canais num parceiro único reduz o risco de exposição de dados pessoais.
  • O arquivo digital permite a disponibilização a partir de app de suporte ou self-care.

Contacte-nos, vamos trocar ideias sobre este tema!

Para manter relações à distância precisa de contactos atualizados!

Num mundo em que telefonamos mais aos nossos familiares e amigos do que os visitamos, qual pode ser a expectativa das empresas de relação presencial com os seus clientes?

Visito os meus familiares e amigos ou o meu banco?

A tecnologia veio trazer alternativas eficazes às comunicações presenciais para muitas situações, mas ainda não substituem um abraço. Acreditamos que os clientes preferem investir o seu tempo a visitar e abraçar os seus familiares e amigos do que a visitar uma loja, um balcão de um banco, um escritório de uma mediadora ou qualquer outro espaço de um “fornecedor” seu. Assim, é importante que as empresas estejam preparadas para uma comunicação remota eficiente com os seus clientes que irão priorizar, nas suas deslocações físicas, tudo o que lhes traz mais valor emocional.

Sim, eu seria recetivo a um pedido de feedback via whatsapp!

Embora sejam já muito variados os canais remotos de contacto, o telemóvel (com todos os formatos de comunicação a si ligados) e o email, ainda são, para a maioria dos clientes, os mais comuns e acessíveis. Mas, com que velocidade são alterados números de telemóvel e endereços de email? Estarão as empresas a acompanhar este dinamismo dos seus clientes?

Uma alteração de emprego, de morada, de estado civil ou simplesmente de estado de espírito, pode ser um motivo para “reset” a muitas coisas, entre elas o endereço de email e o número de telemóvel. 

E se já é um desafio recolher inicialmente estes dados dos clientes, maior desafio será mantê-los atualizados, não concorda?

Higienização de contactos, really?

Entre tantas rotinas que devem ser mantidas na relação com clientes, lembre-se da higienização dos contactos. Estabelecer uma rotina de verificação circular, utilizando uns contactos para confirmar ou atualizar outros, é essencial para a manutenção de uma relação saudável. Num exemplo em que o telemóvel que tem registado não responde a um pedido de confirmação, poderá usar o email para obter o novo contacto.

Hoje existem muitas técnicas e ferramentas que permitem a criação de conteúdo de grande valor em formatos verdadeiramente diferenciadores. De que serve todo esse investimento e esforço, se o contacto não estiver atualizado e esse conteúdo acabar por não chegar ao seu destino?

Simples e rápido ou nem por isso?

Estabelecer estas rotinas de verificação circular é algo que requer tempo e dedicação, mas que não precisa de fazer sozinho. Com ajuda do Unicks, por exemplo, poderá ter todo o apoio na construção de esquemas de certificação de contactos que poderá executar regularmente e garantir que a relação com os seus clientes não sofre qualquer disrupção.

Mãos à obra!