Os sectores Industrial e Tecnológico estão cada vez mais competitivos e a procura da “Melhoria Contínua” constitui, nos dias de hoje, um compromisso permanente das organizações de modo a garantirem o reforço da sua posição no mercado.
A exigência de elevada eficiência e de máxima qualidade, o aumento dos custos de produção (equipamentos, matérias-primas e mão-de-obra) e a forte oposição da concorrência são alguns dos desafios que fazem com que seja cada vez mais importante garantir que os processos sejam monitorizados, com foco nos resultados de melhoria de desempenho.
Neste sentido, começámos em 2017 o nosso Projeto Kaizen (palavra japonesa que significa Mudança para Melhor) pois é essencial para a Contisystems conseguir ter sucesso na implementação de um programa de Melhoria Continua, como base para poder “Cumprir Promessas e Cativar Clientes com Produtos e Serviços de Excelência”, mantendo-se uma empresa próspera e dinâmica, tal como nos comprometemos no nosso Plano de Empresa.
Seguindo a metodologia Lean aplicada à Gestão da Produção (com origem no Toyota Production System (TPS) criado por Taiichi Ohno), temos como um dos nossos principais objetivos a eliminação de Desperdícios dentro da nossa organização. Os Desperdícios são todas as atividades realizadas que não vão ao encontro das necessidades ou expectativas do Cliente e pelas quais este não está disposto a pagar. Ainda que possa parecer que todas as nossas atividades são úteis, a maior parte do tempo despendido numa organização é aplicado na realização de tarefas que não acrescentam valor e que tipicamente estão associadas a 7 tipos de Desperdícios.
7 Tipos de Desperdício:
Produção em Excesso:
Criar mais material, informação, provas ou processamentos, para além do necessário.
Produzir mais do que o pedido pelo Cliente requer Desperdícios. Provoca desvios com impacto negativo no negócio como aumento dos custos de produção, inventário, mão-de-obra, transporte, matérias-primas, entre outros.
Inventário:
Mais material ou informação do que o necessário.
O excesso de inventário ocupa espaço e outros recursos para que este possa ser gerido e rastreado. Existe ainda o risco acrescido de que o inventário se torne obsoleto ou se degrade, perdendo o seu valor.
Transporte:
Movimentação de materiais, pessoas ou informação.
Movimento de produtos ou materiais entre processos, motivado muitas vezes por má definição de fluxos é uma fonte importante de desperdício.
Movimentação:
Deslocação de trabalhadores para acesso a materiais ou informação.
Qualquer movimento de pessoas que não agregue valor ao processo é desperdício e está muitas vezes associado a má organização do posto de trabalho.
Tempo de espera:
Aguardar por materiais ou informação.
Ocorre quando os recursos (pessoas ou equipamentos) são obrigados a esperar desnecessariamente devido a atrasos na chegada de materiais ou disponibilidade de outros recursos.
Produtos defeituosos:
Erros que exigem o reprocesso ou repetição para correção do problema.
Qualquer processo, produto ou serviço que não cumpra as especificações é um desperdício.
Processamento em excesso:
Processar mais que o desejado para obter o produto.
Qualquer processamento que não adicione valor ao produto ou que seja o resultado de uma inadequação tecnologia ou dos materiais é um desperdício.
Muitas empresas investem (recursos humanos e financeiros) na implementação de iniciativas de Melhoria Contínua, mas várias falham em conseguir manter os resultados atingidos e voltam ao ponto inicial. Na origem deste retrocesso está não só a dificuldade em desenvolver processos produtivos estáveis e procedimentos robustos, mas principalmente a falha em conseguir estabelecer uma cultura verdadeira de melhoria continua, com foco em atingir melhores resultados e que seja vivida por “todos, a toda a hora, em toda a parte”.
De modo a promover esse envolvimento apostamos na realização de reuniões Kaizen Diário como uma das ferramentas que fomentam a sustentabilidade das melhorias. A rotina de acompanhar e aperfeiçoar os processos através de uma reunião de feedback diária, para analisar os indicadores produtivos e a evolução das ações definidas para a resolução de problemas, é essencial para se atingirem melhores resultados.
O Kaizen Diário abrange oito princípios básicos:
Criação de valor para o Cliente: acompanhar a melhoria dos processos e a evolução da qualidade dos produtos;
Envolvimento:
Partilhar resultados com todos os membros da equipa e motivar para o compromisso com a melhoria contínua;
Cumprimento dos cronogramas:
Estabelecer prazos para os objetivos a serem atingidos e acompanhar a evolução da implementação dos planos de ação;
Eliminação dos desperdícios:
Sendo os desperdícios o principal problema da eficiência das operações, a sua eliminação é fundamental para a melhoria da rentabilidade do negócio;
Gestão Visual:
Tornar toda a gestão do processo produtivo visível através de quadros de gestão visual, onde os indicadores e planos de ação possam ser acompanhados por todos;
Gemba:
Expressão de origem japonesa que significa “local real” e que indica que devemos analisar o problema no lugar onde ele ocorre, com base nos dados recolhidos e nas informações relevantes de quem está “no terreno”;
Padronização:
Tornar o processo padronizado através uniformização de procedimentos e da expansão de melhorias dos postos de trabalho;
Formação e Qualificação:
Aumentar o nível de conhecimento das equipas.
No âmbito do nosso Projeto Kaizen, recorremos ainda à metodologia 6 Sigma para a suporte da estratégia de maximização de Valor dentro da nossa organização, procurando melhorias nos processos, produtos e serviços oferecidos aos nosso Clientes. A designação 6 Sigma tem origem no “σ” (sigma) que é o símbolo que em análise estatística representa uma medida de variabilidade e que pode ser utilizado para indicar, por exemplo, quanto é que o resultado de um processo de fabrico se afasta da especificação do Cliente. Quanto maior for este sigma menores serão os defeitos apresentados, ou seja, melhores serão os produtos ou serviços produzidos.
Como funciona o 6 Sigma?
O 6 Sigma define uma metodologia de análise e resolução de problemas, estruturada nas seguintes etapas do ciclo DMAIC:
Define:
Definir o problema com base na informação do Cliente (interno ou externo) e nos objetivos do projeto;
Measure:
Medir as principais variáveis do processo atual e reunir todos os dados considerados importantes;
Analyse:
Analisar os dados para determinar as possíveis relações de causa-efeito e procurar identificar a causa raiz dos problemas identificados;
Improve:
Melhorar e otimizar o processo, com foco na análise dos dados e usando técnicas como desenho de experiências, poka-yoke e padronização do trabalho, criando um novo estado de processo.
Control:
Controlar o estado futuro do processo de modo a assegurar que qualquer desvio ao objetivo seja corrigido. Implementar sistemas de controlo como o controlo estatístico de processo ou quadro de produção, e monitorizar continuamente os processos.
Esperamos com esta partilha do que foi a nossa inspiração para a organização produtiva poder também inspirá-lo a conhecer mais e melhor sobre estas metodologias de trabalho que tanto nos ajudaram. Deixamos alguns links que aconselhamos para conhecer em mais profundidade alguns dos conceitos.
https://www.lean.org/whatslean/
https://www.isixsigma.com/
https://asq.org/