Gestão de Mailroom
da MDS
O correio do cliente foi encaminhado para um apartado ao qual nos dirigimos diariamente
Gestão de Mailroom
A MDS é a maior corretora nacional de seguros e mantém um volume muito elevado de interações diárias quer com os seus clientes quer com a seguradoras com as quais trabalha. Se já fazia parte dos seus planos a digitalização e automação dos seus processos, tendo em vista uma maior eficiência operacional, o aparecimento da pandemia Covid 19 e consequente Estado de Emergência fez com que isso se tornasse absoluta prioridade. Com os escritórios vazios, com a impossibilidade de ter todos os colaboradores disponíveis para o tratamento das comunicações que chegam, a MDS desafiou-nos a desenhar uma solução que assegurasse a gestão do seu correio (cartas e encomendas) sem necessidade de presença física e com intervenção reduzida de recursos.
Encontrámos na Contisystems um parceiro flexível e dedicado conseguindo alcançar processos optimizados e eficientes ajustados à nossa realidade.
A Ideia
Perante este desafio e já com a experiência que tínhamos ao nível da digitalização e recolha de dados (Data Reader) assim como ao nível de arquivo digital (Storage) e desenvolvimento de software, o desenho da solução foi rápido e eficaz. Passou pelo encaminhamento do correio da MDS para um apartado e posterior tratamento interno, sendo a informação disponibilizada à MDS através de um portal.
A Implementação
Numa altura em que toda a interação teve de ser remota, por imposição da pandemia, a equipa desdobrou-se em empenho para entender os processos da MDS, configurar os fluxos de trabalho e garantir que tudo estava a funcionar como pretendido.
Claro que há sempre imprevistos, e neste caso, houve processos não previstos que foram definidos e mapeados já no decorrer do projeto, mas ainda assim, no espaço de 2 meses tudo estava operacional (e mesmo melhorias posteriores têm sido implementadas com grande brevidade e sucesso).
Os pontos de situação semanais efetuados pela equipa de projeto mantêm-se e têm revelado a eficiência do processo que decorre conforme partilhamos a descrever muito sumariamente:
O resultado
Diariamente processamos em média, mais de 600 objetos postais da MDS e estas cartas ficam disponíveis para a equipa certa na MDS dentro do SLA acordado em mais de xx% das situações. Isto representa importantes ganhos de eficiência operacional quer relativamente ao tempo de despacho de processos quer no que diz respeito a poupança de recursos.
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