Na mesma medida em que a realidade digital cresce, cresce a vontade de passar mais e mais processos para este mundo. Acelerada pela crise pandémica que surgiu em 2020, a digitalização de processos nas empresas ganhou mais ritmo e menos resistência. Neste contexto, sente-se maior necessidade de encontrar mecanismos que atribuam, a estes processos digitais, a credibilidade e segurança igual ou superior à que encontramos no mundo físico. Para esse efeito, para além da legislação europeia criada especificamente para o efeito – eIDAS – foram surgindo vários tipos de certificação, recorrendo a tecnologia mais ou menos sofisticada, que são aplicados sobre os diferentes objetos digitais (documentos, assinaturas, remetentes, identidades, etc.) e sempre com o intuito de dar credibilidade aos documentos digitais e às suas respetivas entidades emissoras.
De que certificados posso precisar?
Embora esta seja uma realidade em constante evolução, neste momento na Contisystems focamo-nos na certificação associada a três tipos de objetos: os documentos pdf, os emails e a assinatura de documentos e contratos. Com diferentes opções, equivalentes a diferentes níveis de complexidade e de segurança, a certificação de cada um destes objetos permite associarmos, aos serviços já prestados no âmbito da nossa plataforma Unicks, uma camada adicional de credibilidade e segurança.
- Ao Batch Producer (que assegura a produção de ficheiros em lote, neste caso documentos pdf) associamos a capacidade de certificar a origem do documento pdf assim como a aposição de um selo temporal da data e hora em que foi criado. Esta é a aplicação a documentos pdf do nosso bloco Certifier.
- Ao Omnichannel Sender (que assegura o envio de comunicações, nesse caso emails) associamos a capacidade de certificar o envio e de acompanhar o percurso do email até à sua entrega, abertura, consulta de ficheiros em anexo e download dos mesmos. Esta é a aplicação a emails do nosso bloco Certifier.
- Numa combinação dos dois blocos anteriores (Batch Producer e Omnichannel Sender) podemos construir ficheiros personalizados e enviar para recolha de assinatura por email. E assim é a aplicação do bloco Certifier à assinatura de documentos e contratos.
A certificação de documentos pdf
Existem três tipos de certificação de documentos pdf:
A simples
Quando pretende identificar o emissor do documento em causa. Neste caso, a implementação passa pela colocação, nos ficheiros pdf produzidos, de um certificado simples adquirido pelo cliente que atesta a entidade originadora do mesmo.
A Avançada
Quando pretende identificar e comprovar a identidade do emissor do documento em causa. Neste caso, a implementação passa pela colocação, nos ficheiros pdf produzidos, de um certificado avançado adquirido pelo cliente que atesta a entidade originadora do mesmo, com formas adicionais que comprovam a sua respetiva identidade (p.ex.: dados biométricos).
A qualificada
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019, passa a ser obrigatório que os documentos fiscalmente relevantes transacionados digitalmente tenham um certificado eletrónico qualificado. Na prática, isto significa que é necessário um certificado qualificado que tem de ser emitido e aposto por uma entidade certificadora (CA), documento a documento, através de um dispositivo seguro de criação de assinatura. Este certificado vai garantir que o documento foi gerado pela entidade identificada, numa data e hora específica e com o nível de segurança mais elevado por ter sido aposto pela entidade certificadora.
A certificação de emails enviados
Dependendo do cenário em causa, o tracking de emails poderá fazer sentido com diferentes níveis de detalhe, nomeadamente:
- A certificação de entrega: Se pretende ter um documento que comprove que o documento foi efetivamente entregue no destinatário especificado.
- A certificação de abertura: Se precisa deter prova que o email ou mesmo o documento em anexo foi aberto.
- A certificação de download: Se pretende ter informação certificada da abertura do email assim como do download de cada um dos documentos em anexo.
Os documentos de prova referidos têm validade legal, o que faz com que este serviço seja um equivalente digital ao correio registado tradicional.
A certificação da assinatura de documentos e contratos
Existem muitos cenários nos quais é preciso registar o acordo expresso de alguém relativamente a um documento. Seja para a aceitação de termos e condições de um serviço, concordar com uma ata ou mesmo assinar um contrato entre duas partes, existem muitas aplicações para esta opção do módulo Certifier. Deixamos algumas dicas sobre como poderá endereçar cada um dos tipos de acordo:
- Acordo simples: Poderá enviar um documento em que preenchendo uma check box ou recorrendo a OTP (one time password) o utilizador manifestará o seu acordo.
- Acordo avançado: Poderá enviar o documento com o espaço para assinatura autógrafa. É feito o registo biométrico de traço e a opção pode ser complementada com OTP.
- Acordo qualificado: Recorrendo a certificados de identidade específicos, como é exemplo a Chave Móvel Digital associada ao cartão do cidadão, poderá ter uma assinatura totalmente segura.
Quem emite estes certificados?
Todos os parceiros com quem a Contisystems trabalha na ótica da emissão de certificados são CA (Certification Authority) identificadas como fornecedores de serviços de confiança pela União Europeia. No entanto, caso já tenha o seu próprio fornecedor de certificados, podemos utilizar qualquer fornecedor que esteja reconhecido como fornecedor de serviços de confiança.
De que certificações preciso na minha empresa?
Isso vai depender do seu ramo de atividade, uma vez que poderão ser diferentes os use cases aplicáveis, no entanto, aqui ficam algumas pistas:
- se emite faturas ou outros documentos relevantes em formato eletrónico, precisa de certificar os documentos pdf;
- se envia comunicações por email que precisa de comprovar que foram efetivamente enviadas/lidas, precisa de certificar o envio dos seus emails;
- se envia comunicações por correio registado para ter este comprovativo e procura uma solução mais ágil, então aconselhamos a certificação de email;
- se procura agilizar os contratos com os seus clientes ou fornecedores, então poderá recorrer à certificação da assinatura de documentos e contratos;
Esperamos ter ajudado a clarificar este tema que nem sempre é simples. Saiba que em breve iremos preparar um webinar sobre o tema, esteja atento!
